VOIP: Chiamate aziendali tramite internet, risparmio e versatilità

07 settembre, 2020

IN BREVE:

VOIP, acronimo di Voice Over Internet Protocol (voce tramite protocollo internet), è la sigla che definisce le chiamate telefoniche (e non) in modalità digitale tramite internet; è una tecnologia innovativa che mira a rimpiazzare la telefonia classica. Con la tecnologia VOIP la voce viaggia in tempo reale sulla rete internet ma anche sulla rete LAN aziendale.

È una tecnologia alla portata di tutti, anche perché, nell’utilizzo quotidiano, non esistono differenze sostanziali tra un apparecchio VOIP e uno tradizionale. In questo articolo, parliamo di questa tecnologia e dei suoi vantaggi, anche e soprattutto per le aziende.

Quali sono i vantaggi del VOIP?

Qualsiasi punto con possibilità di connettersi alla rete può ospitare un telefono VOIP: non limitandosi al livello locale, il telefono VOIP trascende il concetto fisico di telefonia, permettendo di avere una postazione telefonica aziendale anche da casa (per esempio, in Smart Working), e allo stesso modo il centralino diventa un software in cloud e non più un dispositivo.

Una rete aziendale inadeguata fa sentire il suo peso nella gestione della telefonia VOIP aziendale, limitando le notevoli potenzialità di questo servizio. Ma se ben gestita, la tecnologia VOIP offre indubbi vantaggi.

Il primo e indiscusso vantaggio che questo nuovo modo di vivere la telefonia presenta è senz’altro di ordine economico. Soprattutto per chi deve effettuare chiamate internazionali, i costi della tecnologia VOIP sono in assoluto i più convenienti. Grazie a questa tecnologia, l’azienda non necessita più di una rete analogica per ogni postazione: il cavo di rete che gestisce il pc può ospitare anche il telefono VOIP, abbattendo così i costi di installazione e manutenzione della linea analogica.

Un altro indiscutibile vantaggio è la scalabilità della telefonia VOIP. A ogni postazione aggiunta si potrà agganciare un telefono VOIP senza dover incrementare contestualmente la rete telefonica e anche senza particolari interventi. Si potranno aggiungere nuovi numeri di telefono in maniera immediata: soprattutto nelle grandi aziende questo è un valore aggiunto non trascurabile.

Inoltre, tramite il centralino telefonico, cuore virtuale di un sistema VOIP, gestire gli interni, monitorare il traffico telefonico e impostare parametri (ad esempio deviazioni di chiamate, disattivazione di alcuni interni, impostazione del messaggio della segreteria telefonica, interazioni con il CRM, gestione attese, ecc.) diventano operazioni pratiche e veloci.

Anche gli interventi di manutenzione e modifica impostazione possono essere svolti in remoto, riducendo così notevolmente i tempi e i costi di intervento da parte dei tecnici esterni addetti al VOIP.

La telefonia VOIP trasforma operazioni “analogiche” in operazioni digitali: ricevere via mail le registrazioni della segreteria telefonica, ricevere via mail FAX in formato PDF, fare chiamate anche tramite il pc semplicemente cliccando sul contatto visualizzato sul monitor e molto altro.

Non è necessario cambiare il numero di telefono; esiste un servizio di portabilità che funziona in maniera simile a quello comunemente applicato dai gestori di contratti relativi ai telefoni cellulari.

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…e per le aziende di grandi dimensioni?

Altri vantaggi del VOIP vengono incontro persino alle esigenze delle grandi aziende. Tra i tanti, infatti, un ulteriore vantaggio del mondo VOIP rispetto alla telefonia analogica riguarda la cosiddetta occupazione di linea: dal momento che le comunicazioni sono digitali, non esiste più il concetto di linea. Diventa possibile ricevere simultaneamente più telefonate, da poter accodare o smistare secondo la selezione del chiamante nel menù del centralino (“premere uno per…; premere due per…”).

Il centralino fornisce le statistiche delle telefonate, con dettagli su operatori e durata, in modo da permettere le valutazioni più utili sul traffico telefonico. Tutti i dati sono visibili su un pannello online, accessibile in qualsiasi momento.

Il centralino VOIP consente di avere una visione d’insieme sullo stato del sistema e delle chiamate: questo permette di sapere, ad esempio, chi è al telefono con chi, quante linee sono impegnate oppure lo stato delle telefonate in coda. Tutto in tempo reale e aggiornato istantaneamente.

La comunicazione telefonica non è più un mondo a sé: quando si riceve una chiamata si possono anche avere maggiori informazioni sul chiamante. Chi è? Di quale azienda fa parte? Ha richieste di assistenza in sospeso? Insoluti? In base a tali informazioni, è possibile direzionare la chiamata all’interlocutore corretto e tracciare la chiamata in un CRM, con un quadro più ampio sul cliente.

Come installare il VOIP?

Un requisito fondamentale per realizzare una rete VOIP funzionale e performante è avere una rete aziendale ben strutturata, che garantisca la sicurezza e l’affidabilità della telefonia aziendale.
Questa base di partenza garantisce un’installazione semplificata, senza che ci sia la necessità di eseguire interventi che vadano a stravolgere a livello hardware la configurazione dell’azienda. Una buona rete aziendale e tecnologie wireless che diminuiscono la necessità dell’utilizzo dei cavi, permettono quindi di installare il VOIP agevolmente e persino riducendo i costi.

Inoltre, ogni costo può essere facilmente ammortizzato, grazie all’utilizzo di strumenti come la locazione operativa.

Con Eco TECH, l’installazione del VOIP si fa semplice: i nostri tecnici valutano soluzioni su misura per ogni cliente, per ogni necessità e per ogni finalità che il servizio VOIP deve svolgere.

Vuoi saperne di più? Parla oggi con un nostro tecnico: Eco TECH è a tua disposizione, anche per un sopralluogo gratuito nella tua azienda.

Elisabetta Vincenzi

Elisabetta è "La mediatrice". Politico nato, è quella delle mail educate ma taglienti, che con abile arte oratoria risolve situazioni scomode. E' il punto di riferimento per i clienti e... meglio non farla arrabbiare.

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